Le vote par correspondance : enjeux et problématiques

Mémo Juridique : Le Vote par Correspondance en Assemblée Générale de Copropriété

Introduction

Le vote par correspondance en Assemblée Générale (AG) de copropriété est une procédure permettant aux copropriétaires de participer à la prise de décision sans se rendre physiquement à l’assemblée. Cette méthode, régie par l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965, vise à faciliter la participation des copropriétaires et à garantir une gestion démocratique de la copropriété. Toutefois, elle soulève certaines problématiques, notamment en ce qui concerne le changement de texte d’une résolution pendant l’AG, ainsi que la validité du vote et les implications juridiques des décisions prises de cette manière.

Cet article a pour objectif de clarifier les règles entourant le vote par correspondance en AG, en abordant les principales problématiques rencontrées, notamment le cas où les résolutions peuvent être modifiées au cours de l’assemblée.

1. Régime juridique du vote par correspondance

En copropriété, la loi autorise le vote par correspondance, ce qui signifie qu’un copropriétaire peut exprimer son vote sans être physiquement présent à l’AG, par l’intermédiaire d’un formulaire envoyé avant la réunion. Toutefois, le vote par correspondance n’est pas automatique, et il doit être prévu par la convocation à l’AG.

• Mise en place du vote par correspondance : Pour que le vote par correspondance soit autorisé, il doit être mentionné dans la convocation de l’assemblée générale. En général, le syndic fournit un formulaire de vote par correspondance qui doit être rempli et retourné avant la date de l’AG.
• Formulaire de vote : Le formulaire doit comporter l’ordre du jour et les résolutions à voter. Il est accompagné des propositions de résolution et d’un espace pour exprimer le vote (pour, contre ou abstention).
• Remise du formulaire : Les copropriétaires doivent renvoyer leur formulaire signé avant l’AG, généralement par courrier ou, parfois, par voie électronique si cela est prévu.

2. Problématique du changement de texte de résolution pendant l’AG

Une problématique fréquemment rencontrée dans le cadre du vote par correspondance est le changement du texte d’une résolution pendant l’Assemblée Générale. En effet, la possibilité de modifier une résolution après l’envoi des votes par correspondance soulève des questions sur la validité de ces votes.

• Modification substantielle d’une résolution : Si, pendant l’AG, un copropriétaire ou un membre du conseil syndical propose une modification substantielle d’une résolution, cela peut remettre en cause les votes par correspondance déjà envoyés. La loi du 10 juillet 1965 stipule que la modification substantielle d’une résolution nécessite une nouvelle procédure de consultation des copropriétaires. En d’autres termes, un copropriétaire qui a voté par correspondance pour une résolution dont le texte a été modifié au cours de l’AG pourrait ne pas avoir exprimé son opinion sur la version modifiée.
• Modification non substantielle : Si la modification apportée est mineure et n’affecte pas le sens global de la résolution, le vote par correspondance peut rester valable. Toutefois, cette question peut prêter à débat et les tribunaux pourraient être amenés à trancher en cas de litige.

• Risque juridique : Si une résolution est modifiée de manière substantielle et que cela affecte les décisions prises en AG, un copropriétaire qui a voté par correspondance pourrait contester la validité de la résolution votée, en arguant que le changement substantiel n’a pas fait l’objet d’une nouvelle consultation.

3. Problématiques liées à la validité du vote par correspondance

Le vote par correspondance doit respecter plusieurs conditions de validité pour être pris en compte lors de l’AG :

• Respect des délais : Le vote par correspondance ne peut être pris en compte que si le formulaire est envoyé dans les délais prévus (en général avant la tenue de l’AG). Si le formulaire est envoyé trop tard, il ne pourra pas être comptabilisé.
• Formulaire correctement rempli : Il est crucial que le formulaire de vote soit correctement rempli et signé. Si des erreurs sont commises dans le remplissage (par exemple, en cas de manquement à la mention du choix de vote), le vote pourrait être considéré comme nul.
• Vote incomplet : Si un copropriétaire laisse des résolutions sans choix explicite (ni pour, ni contre, ni abstention), ces résolutions seront considérées comme non votées. Cela peut être problématique si l’issue du vote sur certaines résolutions est incertaine.

• Absence de procuration : Le copropriétaire qui vote par correspondance ne peut pas aussi donner une procuration à un autre copropriétaire pour représenter ses intérêts. En effet, le vote par correspondance exclut la possibilité d’être représenté en AG par une procuration.

4. Implications pratiques pour le syndic et la copropriété

Pour garantir la validité et la légalité du vote par correspondance, plusieurs précautions doivent être prises :

• Rédaction précise des résolutions : Les résolutions soumises au vote par correspondance doivent être rédigées de manière claire et précise pour éviter toute ambiguïté lors du vote. Il est essentiel que le texte soit définitif et ne fasse pas l’objet de changements substantiels lors de l’AG.
• Procédure de validation : Le syndic doit vérifier que toutes les formalités relatives au vote par correspondance ont bien été respectées, notamment les délais et la complétude des formulaires.
• Transparence des résultats : Lors de l’AG, les résultats des votes par correspondance doivent être annoncés et intégrés au compte-rendu des décisions prises. Cela permet d’assurer la transparence et d’éviter toute contestation postérieure.

• Éviter les conflits : Il est conseillé de bien encadrer les règles relatives aux modifications des résolutions pendant l’AG pour éviter que des changements substanciels n’entravent le bon déroulement du processus de vote par correspondance.

Conclusion

Le vote par correspondance en Assemblée Générale de copropriété est un moyen pratique d’encourager la participation des copropriétaires. Toutefois, il doit être encadré par des règles strictes pour garantir sa validité. La principale difficulté réside dans la modification des résolutions pendant l’AG, qui peut remettre en cause la validité des votes par correspondance. Afin de minimiser ces risques, il est essentiel de veiller à la précision et à la clarté des résolutions soumises au vote, ainsi qu’à une bonne gestion des modifications de texte au cours de l’assemblée. Un suivi rigoureux de la procédure et un respect des délais et formalités contribueront à garantir que le vote par correspondance demeure un outil fiable et efficace pour la gestion de la copropriété.